システム開発の仕事には、仕様の確認、進捗の共有、課題の相談など、会議がたくさんあります。ただ集まって話すだけだと、時間を使ったのに何も決まらなかったり、決めたはずのことが進まなかったりします。
この記事では、会議で大事なこと4つと、実際にあった失敗を、対策とセットでまとめます。4つの中でいちばん大事だと考えているのは、司会進行役を決めることです。
会議で大事なこと
大事なことは4つです。会議の前・中・後に分けると、次のようになります。
ゴールを設定する
まず必要なのがゴールの設定です。会議を始める前に、この会議で何を決めるのか、何が決まれば終わりなのかを決めておきます。ゴールがあると、話がそれたときに戻る場所ができます。
司会進行役を置く
意見をまとめる司会進行役が必要です。大事な役目は、話がそれ始めたときの修正役です。ゴールから外れた話が出てきたら、本題に戻します。
司会進行役は、特定の人に決めるのではなく、日直のように担当を回していくのがおすすめです。平等ですし、負荷も分散できます。
普段あまり発言しない人も、司会進行役をやれば話すきっかけになります。それに、全員が司会進行役をやることで、会議の回し方や、話が本題からそれたときに軌道修正することの大切さが分かり、会議のあり方への意識が高まります。
そのため、この記事で挙げる4つのうち、いちばん重要なのは司会進行役を決めることだと考えています。
出席者それぞれの意見を聞く
出席者それぞれの意見を聞きます。自分から話さない人がいたら、司会から話を振ります。
議事録を残し、タスクとスケジュールに反映する
話したことは議事録に残し、決まったことはタスク管理とスケジュール管理に反映します。会議の中で決めただけでは、何も進みません。
議事録は、あとで読み返したときに「何が決まって、誰が何をするのか」が分かる形にしておきます。たとえば次のような項目です。
■ 会議名・日時・出席者
■ ゴール（この会議で決めること）
■ 決定事項
・〇〇は案Aで進める
■ 課題と担当者
・〇〇の見積もりを出す … 担当：Aさん（9/30まで）
■ 次回の予定実際にあった失敗
ここからは、実際にあった失敗です。どれも、上の4つのどれかが欠けていたときに起きています。
| 失敗 | 欠けていたこと |
|---|---|
| 細かいことにこだわり、大枠から外れる | ゴール・司会進行 |
| 関係ない話題になり、目的を見失う | ゴール・司会進行 |
| 話が長い人を誰も止められない | 司会進行 |
| 1回も発言せず聞くだけの人がいる | 全員の意見を聞く |
| 出る必要のない人まで工数を取られる | ゴール（出席者の絞り込み） |
| 話したことを忘れる | 議事録 |
| 「あれってどうなった？」になる | タスク管理・スケジュール管理への反映 |
| 課題に誰も着手しない | 担当者を決める |
話がそれて戻らない
- 細かいことにこだわり始めて、大枠から外れる
大枠を決めるはずが、細かい話に入り込んで大枠が決まらない - 関係ない話題になり、会議の目的を見失う
細かい話へのこだわりの究極形。最後は何のために集まったのか分からなくなる - 話が長い人を誰も止められない
司会進行役がいないと、話が長い人が出てきたときに誰も止められない
3つとも、ゴールと司会進行役があれば防ぎやすくなります。ただ、起きてしまったときの軌道修正は、なかなか難しいものです。特に、マネージャーやリーダー、先輩が話しているときは、立場的に指摘しづらいと思います。
話がそれている人や長い人を指摘すると、相手も気分がよくありませんし、会議の雰囲気も悪くなってしまいます。そこで、指摘するのではなく、自分が話すターンになったら話を本題に戻します。話の間に入って、うなずいたり同調したりしながら、次のように返します。
- 「話は戻りますが……」
相手の話を受けたうえで、本題に戻す - 「つまり、……ということですね」
それまでの話を一度まとめて、区切りをつける
出席者の選び方と聞き方
- 1回も発言せず、聞くだけの人が出てくる
出席しているのに、最後まで一度も意見を言わない - とりあえずチーム全員を出席者に入れる
本来出席する必要がない人まで、会議の時間分の工数を取られる
全員を出席者に入れていたのは、毎週ある定例でした。チーム全員が参加するのが慣習になっていましたが、この定例はいろいろなプロジェクトをひとまとまりにしたもので、毎回確認するプロジェクトが違います。日によっては、その日のプロジェクトに参加していないメンバーまで出席していました。
プロジェクトごとに会議を分けるか、その日の会議に必要なメンバーだけを集めたほうがよかったと思います。結果だけ知っておいてほしい人には、議事録を共有すれば足ります。
発言しない人には、司会から話を振って意見を聞きます。司会進行役を交代で回していれば、普段発言が少ない人にも話す番が回ってきます。
会議のあとで話が消える
- 議事録を残さず、話したことを忘れる
何を話して何が決まったのかが、あとから分からない - タスク管理・スケジュール管理に反映しない
しばらくして「あれってどうなった？」と聞かれる。ひどいときは内容自体を忘れている - 課題だけ出して、担当者を決めない
やることは分かっているのに、誰も着手しない
議事録を残さない問題は、最近は Gemini などのAIが議事録を作ってくれるようになって、いくぶんマシになりました。
それでも、システム化できていないタスク管理やスケジュール管理、担当者の割り振りに反映されないまま会議が終わる、ということはよくあります。その場合は、次の定例の議題に挙げるのがおすすめです。定例の議題にしてしまえば必ず話すことになるので、あやふやなまま忘れてしまうことがなくなります。
会議が終わったら、議事録を残し、課題ごとに担当者を決め、タスク管理とスケジュール管理に反映します。ここまでやって、はじめて会議で決めたことが動き出します。
まとめ
- いちばん大事なのは司会進行役
日直のように交代で回すと、負荷が分散し、発言の少ない人も話すきっかけになる - 会議の前にゴールを決め、出席者を絞る
何が決まれば終わりかを決めておけば、話がそれても戻れる。その日に必要な人だけを集める - それた話は指摘せず、自分の番で戻す
「話は戻りますが」「つまり〜ということですね」と受けてから本題に戻す - 出席者それぞれの意見を聞く
1回も発言しない人を出さない - 議事録を残し、タスクとスケジュールに反映する
課題には担当者を決める。反映できなければ次の定例の議題にする
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